新幹線をスマートEXで予約したあと、「領収書ってどうやって出すんだろう?」と疑問に思ったことはありませんか?
出張精算や経費申請で領収書が必要なのに、駅の窓口に行かなきゃいけないのか、それともネットで簡単に印刷できるのか、気になりますよね!
実は、スマートEXの領収書は駅に行かなくてもスマホやパソコンから発行できるんですよ!
ただし、発行できるタイミングや表示期限、宛名の入力方法など、知っておかないと困るポイントがいくつかあるんです。
この記事では、スマートEXの領収書発行方法から注意点まで、分かりやすく解説していきますね!
スマートEXの領収書は予約翌日からネットで発行できます!
結論から言うと、スマートEXで予約した新幹線の領収書は、予約完了日の翌日から最大15ヵ月間、会員サイトやアプリで発行できます!
駅の窓口に行く必要はなく、スマホやパソコンから簡単に印刷できるんですよ。
発行できる領収書はインボイス対応で、宛名も自由に入力できるので、会社の経費精算にもそのまま使えます!
ただし、予約した当日はまだ領収書を表示できないので、急いでいる方は注意が必要ですね。
なぜスマートEXの領収書は翌日からしか発行できないの?
スマートEXの領収書発行の仕組みには、いくつか重要なポイントがあります。
理由を理解しておくと、いざという時に慌てずに済みますよ!
予約完了日の翌日から表示可能になる理由
スマートEXの公式サイトによると、領収書は予約完了日の翌日から表示される仕組みになっています。
これは、システム上の処理時間が必要なためと考えられます。
ですから、当日中に領収書が必要な場合は、残念ながら対応できないんですよね。
出張精算で急ぎの場合は、翌日以降に印刷する前提でスケジュールを組んでおくと安心ですよ!
最大15ヵ月という表示期限がある
領収書が表示できる期間は、予約完了日の翌日から最大15ヵ月後の23時30分までです。
この期限を過ぎると、会員ページから履歴を確認できなくなってしまうんです!
「あとで印刷すればいいや」と思っていると、うっかり期限が過ぎてしまうこともあるので、必要な領収書は早めに保存しておくことをおすすめします。
利用可能時間が限られている
実は、領収書表示サービスは5時30分から23時30分までしか利用できないんですよ。
深夜や早朝にアクセスしても表示できないので、特に期限ギリギリの場合は注意が必要ですね!
期限当日の夜に「23時30分を過ぎてしまった...」なんてことにならないよう、余裕を持って手続きしましょう。
スマートEXの領収書発行方法を具体的に解説します!
ここからは、実際にどうやって領収書を発行するのか、具体的な手順を見ていきましょう!
ブラウザ(パソコン・スマホ)での発行手順
パソコンやスマホのブラウザから発行する場合、以下の手順で進めます。
- スマートEX公式サイトにログイン
- 「ご利用履歴・領収書の発行」を選択
- 照会期間を指定(乗車日ではなく予約日で指定)
- 対象の予約の「領収書表示」をクリック
- 宛名を入力
- 「印刷」ボタンを押す
これだけで、インボイス対応の領収書が画面に表示されますよ!
ポイントは、照会期間を指定する時に乗車日ではなく予約を操作した日(予約完了日)を基準にすることです。
「あれ?領収書が見つからない」という時は、このポイントを確認してみてくださいね。
EXアプリでの発行手順
スマホのEXアプリを使う場合は、もっと簡単です!
- EXアプリにログイン
- 右上のアカウントアイコンをタップ
- 「購入履歴・領収書」を選択
- 期間と購入履歴を選択
- 「領収書を発行する」をタップ
- 宛名を入力してプレビュー
アプリならスマホでサッと確認できるので、外出先でも便利ですよね!
払戻しがあった場合の領収書はどうなる?
これ、意外と知らない方が多いんですが、払戻しがあった場合は少し注意が必要なんです。
購入時の金額、払戻金額、払戻手数料は別々の明細で確認する仕組みになっています。
- 購入時の金額:「領収書表示」
- 払戻金額:「払戻明細」
- 払戻手数料:「払戻手数料」
最終的な負担額を把握する際は、同じ「お預かり番号」の書類を照合して確認してくださいね!
知っておきたい!領収書発行の注意ポイント
スマートEXの領収書発行には、いくつか押さえておきたいポイントがあります。
宛名は何度でも変更できる
嬉しいことに、領収書の宛名は表示期間内なら何度でも変更して印刷できるんです!
「会社名を間違えた!」という場合でも、もう一度印刷し直せば大丈夫ですよ。
PDF保存は端末によって異なる
「PDFで保存したい」という方も多いと思いますが、実はPDF保存できるかどうかは使用端末によって異なるんです。
パソコンのブラウザからなら、印刷画面で「PDFとして保存」を選べることが多いですね。
ただし、Webフォームで個別申請した場合は紙で郵送され、PDF発行には対応していないので注意してくださいね。
通常の発行では対応できないケースもある
次のような場合は、通常の領収書表示サービスでは対応できず、Webフォームでの個別申請が必要になります。
- 複数人予約を分割した領収書が必要な場合
- 退会後で領収書表示サービスが利用できない場合
個別申請の場合、郵送には1〜2週間程度かかることがあるので、急ぎの方は早めに手続きしましょう!
まとめ:スマートEXの領収書は翌日からネットで簡単発行!
ここまで、スマートEXの領収書発行について詳しく見てきましたが、いかがでしたか?
改めてポイントをまとめると、こんな感じですね!
- 領収書は予約完了日の翌日から発行可能
- 最大15ヵ月間表示できる
- 利用時間は5時30分〜23時30分
- 会員サイトやアプリから簡単に印刷できる
- 宛名は何度でも変更OK
- インボイス対応で経費精算にも使える
駅に行かなくても、スマホやパソコンからサッと領収書を発行できるのは本当に便利ですよね!
ただし、当日は発行できないことや、15ヵ月という期限があることは覚えておいてくださいね。
「あとでいいや」と思っていると、うっかり期限が過ぎてしまうこともあるので、必要な領収書は早めに印刷または保存しておくことをおすすめします!
出張の多いビジネスパーソンの皆さん、スマートEXの領収書発行機能を上手に活用して、スムーズな経費精算を実現してくださいね!